Bewerbung per E-Mail leichtgemacht

Mit der fortschreitenden Digitalisierung ist in den letzten Jahren auch das  klassische Bewerbungsverfahren per Bewerbungsmappe immer mehr in den Hintergrund getreten. In den Personalabteilungen vieler Unternehmen gehören E-Mail-Bewerbungen bereits zum beruflichen Alltag. Auch die meisten großen DAX-Unternehmen akzeptieren ausschließlich nur noch Online-Bewerbungen.

Auf diese Weise können nicht nur Ressourcen eingespart werden, sondern auch Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. In unserem Beitrag erfahren Sie, wie Sie sich richtig bewerben und welche Stolpersteine bei einer E-Mail-Bewerbung lauern.

E-Mail-Bewerbung oder Online-Bewerbung?

Auch wenn die beiden Begriffe oft gleichbedeutend verwendet werden, besitzen sie jedoch eine unterschiedliche Bedeutung. Beide sind  digitale Bewerbungsformen, die sich wie folgt unterschieden werden:

1. Online Bewerbung

Hier handelt es sich in aller Regel um ein Online-Bewerbungsformular, welches auf der Webseite des Unternehmens integriert ist. Als  Bewerber füllen Sie hier vorgegebene Formularfelder mit Ihren Angaben aus. Ihre persönlichen Unterlagen, wie Zeugnisse und Zertifikate werden bei dieser Art der Bewerbung als PDF-Dokumente hochgeladen.

2. E-Mail-Bewerbung

Im Prinzip unterscheidet sich eine E-Mail-Bewerbung kaum von der klassischen Bewerbung, welche aus Anschrieben, Lebenslauf und den Anlagen besteht. Der eigentliche Unterschied liegt hier nur im Versand per Mail. Alle Bewerbungsunterlagen werden als PDF-Datei beigefügt und im Anhang Ihrer Mail versendet.

In unserem Beitrag wollen wir speziell auf die E-Mail-Bewerbung eingehen.

Die Vorteile

Für den Bewerber auf eine Stellenanzeige bietet eine E-Mail-Bewerbung zahlreiche Vorteile:

  • der Versand ist schneller als der Postversand
  • günstiger: Es fallen keine Kosten für Porto an
  • der Kauf von teuren Bewerbungsmappen und Versandtaschen entfällt
  • es ist umweltfreundlicher, da weder Papier noch ein Drucker benötigt wird
  • die Bewerbungsunterlagen können schnell und zeitnah innerhalb des Unternehmens elektronisch versendet werden

Die wichtigsten Tipps und Empfehlungen

Laut einer Umfrage zählt die elektronische Kurzbewerbung per E-Mail heute zur beliebtesten Bewerbungsform. Gefolgt von der klassischen Bewerbungsmappe auf Platz zwei.

Doch obwohl eine E-Mail-Bewerbung auf den ersten Blick relativ einfach erscheint, sollten Sie doch einige Punkte beachten.

Auch mit einer Bewerbung per Mail haben Sie zwei Bewerbungsmöglichkeiten:

  1. Sie bewerben sich auf eine Online-Stellenanzeige aus einem Jobportal oder auf die ausgeschriebene Stelle auf der Firmenhomepage. In beiden Fällen wünscht man die Zusendung Bewerbungsunterlagen per Mail.
  2. Sie versenden eine Initiativbewerbung ohne Stellenausschreibung

Ihrer E-Mail-Bewerbung sollten Sie mit einer Recherche über das Unternehmen und die ausgeschriebenen Stelle beginnen. Alle relevanten Informationen finden Sie in der Stellenanzeige und auf der Firmen-Webseite.

Da mittlerweile die meisten Unternehmen auch eine Facebook Seite besitzen, sollten Sie auch einmal vorbeischauen. Meist finden Sie hier sehr aktuelle Informationen.

Absenderdaten und Empfängerdaten

Verwenden Sie eine seriöse E-Mail-Adresse als Absender. Auf keinen Fall sollten Sie private Mailadressen wie „sonnenblume@web.de“ oder „captainjack2000@yahoo.de “ verwenden. Wir empfehlen Ihnen für Ihre Bewerbung eine Mailadresse mit Vornamen und Familiennamen bei einem der großen Anbieter anzulegen. Dies ist zumeist kostenfrei und innerhalb weniger Minuten erledigt.

Ihre E-Mailadresse mit Signatur

Nachdem Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse eingerichtet haben, geht es weiter mit der E-Mail Signatur. Diese enthält Ihre vollständigen Kontaktdaten:

  • Namen
  • Adresse
  • Telefonnummer.
  • Mail
  • evtl. eigene Webseite

Empfängerdaten

Mit der Anrede hinterlassen Sie nach dem Betreff den zweiten entscheidenden Eindruck. Aus diesem Grund verzichten Sie hier unbedingt auf die klassische Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“. Jeder Mensch liest und hört gerne seinen eigenen Namen.

Bevor Sie also Ihre Bewerbungsunterlagen absenden, sollten Sie vorab, soweit nicht angegeben, die Mailadresse Ihres persönlichen Ansprechpartners recherchieren. Meist genügt hierzu ein kurzer Anruf in der Personalabteilung des Unternehmens. Notieren Sie sich den Namen und die E-Mail-Adresse. Für eine sichere Zustellung Ihre Mail bitten Sie darum, den Namen zu buchstabieren

Achtung: Die Erfahrung zeigt, dass Initiativbewerbungen an eine nicht personalisierte Mailadresse, wie „ info@“ meistens im elektronischen Mülleimer landen.

Der Betreff

Die Betreffzeile ist gleichzeitig Ihr erster persönlicher Eindruck, noch vor dem Öffnen der Mail durch Ihren neuen Arbeitgeber. Aus diesem Grund kommt dem „Betreff“ bei einer E-Mail-Bewerbung gegenüber der Bewerbungsmappe eine noch größere Bedeutung zu.

Egal ob Sie sich auf eine Stellenanzeige bewerben oder es sich um Ihre Initiativbewerbung handelt, die nachfolgenden Punkte sollten Sie unbedingt beachten:

  • Verwenden Sie das Wort „Bewerbung“
  • Fassen Sie sich kurz
  • Vermeiden Sie Rechtschreibfehler
  • Verwenden Sie die genaue Jobbezeichnung aus der Stellenausschreibung.
  • Geben Sie die Referenznummer der Stellenausschreibung an

Wenn Sie sich intitativ bewerben wollen, verwenden Sie einfach statt dem Wort „Bewerbung“ den Begriff „Initiativbewerbung“ mit der dazugehörigen Jobbeschreibung.

Der richtige E-Mail-Text

Jetzt sind Sie gefragt! Schreiben Sie einen kurzen und aussagekräftigen E-Mail-Text, mit dem Sie das Interesse bei Ihrem Gegenüber wecken. Der Text bildet das sogenannte „Herzstück“ und entscheidet vielleicht darüber, ob Ihre Bewerbungsunterlagen gelesen werden. Im Gegenüber dem klassischen Bewerbungsschreiben besteht der E-Mail-Text Ihrer Mail aus lediglich 4-6 Zeilen.

Achten Sie darauf, Ihren Text kurz, sachlich und natürlich fehlerfrei zu schreiben. Da Sie im Internet  zahlreiche Musterschreiben und Textvorlagen für Ihre Bewerbung finden, wollen wir an dieser Stelle nicht weiter auf diesen Punkt eingehen.

Der Anhang Ihrer E-Mail Bewerbung

Im Anhang Ihrer Mail fügen Sie Ihre digitalisierte Bewerbungsmappe bei. Ebenso wie bei der klassischen Bewerbung besteht diese aus:

  • Bewerbungsschreiben
  • Deckblatt
  • Lebenslauf
  • Motivationsschreiben, die sogenannte „3. Seite“
  • Zeugnisse
  • Referenzen

Entgegen der klassischen Bewerbungsmappe werden die o. g. Unterlagen aber nicht einzeln angefügt, sondern in eine mehrseitige PDF-Datei eingefügt. Achten Sie bitte darauf, dass die Datei eine Größe von 3 MB nicht überschreitet. Benennen Sie diese PDF-Bwerbungsmappe mit einem eindeutigen Namen. Ein Beispiel wäre „Bewerbung-Direktionassistent_Peter_Weber.pdf“.

E-Mail-Bewerbung vor dem Versand noch einmal kontrollieren

Bevor Sie Ihre Mail versenden, sollten Sie noch einmal die nachfolgenden Punkte kontrollieren:

  • haben Sie eine seriöse E-Mail-Adresse zum Versand Ihrer Bewerbungsunterlagen ausgewählt?
  • ist Ihre E-Mail ist an den richtigen Empfänger adressiert?
  • haben Sie in das „Bcc“-Feld Ihre eigene Mailadresse eingetragen?
  • ist der Betreff  kurz und enthält alle nötigen Informationen?
  • Ihre Anlagen sind als ein PDF-Dokument angefügt, welches nicht größer als 3 MB ist und hat einen passenden Dateinamen?
  • Sie sprechen der Empfänger persönlich an?
  • Ihr E-Mail-Text ist kurz, aussagekräftig und fehlerfrei?
  • Sie haben eine passende Grußformel gewählt?
  • Ihre Unterschrift ist als Bilddatei eingefügt?
  • Ihre Signatur enthält alle aktuellen Kontaktdaten?

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